AGRUPAR datos en Excel [agrupa FILAS y/o COLUMNAS] ✅

cuando trabajamos con muchos datos en excel y necesitamos encontrar un dato concreto por ejemplo las ventas de marta para el mes de abril puede resultar tedioso y qué te parece mostrar los datos así de forma resumida y con la posibilidad de encontrar rápidamente lo que buscas y decidir qué datos mostrar en cada momento -soy almudena y en este tutorial te voy a mostrar cómo sacar el máximo partido a las funciones de esquema de excel voy a utilizar este ejemplo en el que tengo una serie de datos en el que se muestran las ventas de los comerciales con el nombre del cliente las ventas para cada uno de los meses tenemos un total y algunos datos adicionales que podéis ver aquí como veis en este caso tenemos muchos datos y no podemos verlos a simple vista pues bien esta función de agrupar nos sirve cuando tenemos gran cantidad de datos y queremos crear un reporte que nos permita mostrar un resumen para cada una de las categorías de datos para usar esta función vamos a la pestaña datos y aquí en el grupo de herramientas esquema tenemos las herramientas de agrupar podemos agrupar manualmente o de forma automática voy a mostraros rápidamente como agrupar manualmente imaginad que queremos agrupar todos estos meses para que se muestra únicamente total y poder desplegar solamente cuando queramos las ventas para cada uno de los meses en ese caso pues seleccionamos con el ratón todas las columnas que contienen los datos de los meses y pulsamos en agrupar como veis automáticamente se ha creado que en la parte superior un margen en color gris esta línea horizontal aquí tenemos un símbolo menos si pulso sobre él lo que hacemos es colapsar todos esos datos que hemos agrupado y nos muestra el total que hemos dejado fuera de la agrupación manual que hemos creado si quisiéramos volver a mostrar los datos simplemente hacemos clic en el + y como veis se muestran y estas agrupaciones se pueden eliminar en cualquier momento en este caso simplemente teniendo el ratón en cualquiera de las celdas desplegamos endesa agrupar y vamos a hacer clic en borrar esquema y en este caso borrar y amos todas las agrupaciones que tengamos en nuestros datos pero en este caso en el que tenemos los datos pero no hemos creado filas de subtotales es agrupar todos estos datos automáticamente a partir de los subtotales para ello colocamos el ratón en cualquiera de las celdas y en la pestaña de datos nos vamos a las opciones de esquema y hacemos clic en subtotal en este caso nos aparece esta ventana y debemos elegir diferentes opciones en este caso vamos a crear sus tutores para cada cambio en comercial que es nuestra primera columna pero como veis podemos desplegar y crear subtotales para cada cambio en nombre del cliente para ello primero tendríamos que ordenar todos los datos que se mostrarán los nombres de clientes ordenados en este caso vamos a dejar comercial a continuación debemos seleccionar el tipo de operación que queremos realizar en este caso yo quiero realizar una suma y seguidamente tenemos que seleccionar en que columnas queremos agregar los subtotales en este caso esta es marcada la sección pero yo quiero los totales en el total pero incluso podríamos añadir los subtotales para cada uno de los meses en este caso no lo voy a hacer tenemos marcada la opción reemplazar subtotales actuales aunque en este caso no los tenemos también podemos habilitar la opción de añadir el salto de página entre grupos que yo no lo voy a hacer en este caso también tenemos activada la opción resumen debajo de los datos si desmarcamos esta opción el resumen nos aparecerá en la parte superior vamos a hacer clic en aceptar y como veis automáticamente se han calculado los subtotales en este caso aquí en el margen izquierdo tenemos todos los mandos que nos permiten ver los diferentes niveles de la agrupación que se ha creado podemos colapsar clicando en el símbolo menos o desplegar pulsando en el símbolo más también veis que en la parte superior tenemos tres numeritos que nos indican diferentes niveles de la agrupación de datos ahora mismo estamos en el 3 en el que se muestran todos los datos y los subtotales que se han calculado como podéis ver se han añadido filas en las que se calcula el total con la suma para cada una de las agrupaciones por comercial que se han realizado y si clicamos en el 2 lo que se hace es colapsar todos los datos individuales de cada uno de los comerciales y se muestra aquí el total resumido incluso si clicamos en el 1 pues simplemente se mostrará el total general que tenemos aquí para volver a desplegar podemos hacerlo a través de los números o manualmente clicando en el más vamos a volver a mostrar todos en este caso hemos añadido un subtotal para calcular la suma pero vamos a ver cómo podemos añadir varias filas de subtotales con el ratón en cualquiera de las celdas volvemos de nuevo a seleccionar la opción subtotal nos aparece de nuevo la ventana vamos a seleccionar los datos para el comercial en este caso quiero calcular el máximo y lo voy a calcular para todo cada uno de los meses cuando vamos a añadir una segunda fila de subtotales tenemos que fijarnos en desmarcar esta opción reemplazar subtotales actuales ya que si no la desmarcamos nos desaparecerá el subtotal anterior que habíamos calculado entonces la desmarcamos hacemos clic en aceptar y como veis ahora se ha añadido una nueva fila en la que se muestra el máximo para cada uno de los meses de hecho como veis aquí se calcula con la función subtotales cogiendo la función de máximo como hemos añadido una nueva fila de subtotales también se ha añadido un nuevo nivel que sería el 4 entonces si aplicamos en el 3 podemos visualizar el máximo de ventas para cada uno de los meses así como la suma del total para cada uno de los comerciales en este caso hemos creado con los subtotales la agrupación de las filas pero también podemos crear manualmente la agrupación de las columnas como hemos hecho antes seleccionamos los meses y agrupamos todos manualmente si hacemos clic en el menos o en el 1 veis que se contraen todos los meses y vemos un resumen entonces con estos controles podemos ver un resumen más ampliado o más resumido de los datos que estamos mostrando si queremos deshacer una única agrupación por ejemplo si quisiéramos des agrupar esta última agrupación que hemos hecho de los meses simplemente seleccionamos todas las columnas y clicamos en des agrupar y como veis ha desaparecido pero mantenemos la agrupación de las filas en este caso hemos creado cuatro niveles de agrupación y el máximo de niveles de agrupación que se pueden crear son 8 vamos a ver que si seleccionamos manualmente algunas filas y las vamos agrupando ahora tenemos cinco niveles 6 7 y 8 si quisiéramos crear un nivel más vemos que en este caso no funciona ya que el máximo número de niveles de agrupación son 8 y como hemos visto antes en cualquier momento podemos tener los datos como los teníamos al principio es simplemente desplegando endesa agrupar y eligiendo borrar esquema pero como veis en este caso se mantienen las filas de subtotales que se habían añadido otra opción interesante que encontramos es la opción de auto esquema con el ratón en cualquiera de las celdas y clicamos en auto esquema vemos que automáticamente se crea un esquema según los datos que tengamos en este caso nos ha agrupado los meses como hemos hecho antes manualmente sin embargo cuando tenéis los datos de esta forma es decir que vosotros manualmente ya habéis calculado los resúmenes de datos que se interesan por ejemplo tenemos aquí una fila de subtotales en el que tenemos el número de clientes tenemos el máximo para cada uno de los meses un resumen trimestral aquí en la parte derecha tenemos el total etcétera en este caso es idóneo utilizar las agrupaciones manuales seleccionaremos los meses del primer trimestre los agrupar y amos y haríamos lo mismo con el resto en este caso no tenemos problema porque al final de cada uno de los trimestres tenemos un resumen entonces podemos colapsar fácilmente tenemos el resumen para cada uno de los trimestres y podemos desplegar los datos para cada uno de los meses por separado podríamos realizarlo de la misma manera para cada uno de los comerciales los vamos agrupando y si pulsamos en uno pues ahora vemos un resumen total en este caso hemos estado colapsando y desplegando utilizando estos controles que nos aparecen en los márgenes pero también podemos mostrar más detalles simplemente clicando en mostrar detalle u ocultar detalle y por último vamos a solucionar algunos inconvenientes que se encuentran algunos usuarios con esta función de agrupar filas y columnas bien en este caso si vamos a la pestaña datos vemos que teniendo el ratón en cualquiera de las celdas siempre aparece activa la opción de subtotal en este caso estamos utilizando un rango de datos pero si convertimos este rango de datos en una tabla oficial de excel vemos que si vamos ahora a la pestaña datos la opción de subtotal aparece siempre deshabilitada así que si queréis utilizar esta opción aseguraros que vuestros datos sean un rango de datos y no una tabla oficial de excel y otro problema que se encuentran algunos usuarios es que agrupan manualmente o bien utilizan los subtotales pero no se muestran en los márgenes superior izquierdo de los controles para estas agrupaciones esto se debe a una opción de configuración entonces para cambiarlo simplemente hay que venir a archivo opciones nos vamos a avanzadas hacemos scroll y dentro de las opciones de presentación para esta hoja habilitamos la opción mostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema la habilitamos hacemos clic en aceptar y como veis ahora sí se muestran estas líneas de esquema que habíamos aplicado cuéntame en los comentarios en qué tipo de informe va a utilizar tu la agrupación de filas y columnas de excel si te ha resultado útil dale a me gusta y si quieres ver más vídeos como éste suscríbete aquí a nuestro canal y recuerda activar las notificaciones 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