How to use GOOGLE CALENDAR with ease. Gsuite tutorial. #Calendar

How to use GOOGLE CALENDAR with ease. Gsuite tutorial. #Calendar

¡Hola! ¿Qué tal? Soy Luis Alfonso. Bienvenidos a este vídeo de capacitación en habilidades de herramientas GSuite. Si estás de paso, quédate y aprenderás. Si te interesan las herramientas Google, este es tu canal. En este vídeo te voy a mostrar, básicamente, cómo usar el calendario de Google. ¿Básicamente? Si, de forma general contar todas sus funcionalidades me llevaría no solamente un vídeo sino una serie larguísima de capítulos. Pero, para que puedas empezar a usarlo y sacarle todo el rendimiento, te voy a hacer una serie de vídeos sobre Google Calendar para ti. Y este es el primero. Te estarás preguntando ¿qué necesidad hay de usar un calendario? Lo primero y lo más importante es porque quieres tener control de tu tiempo, no quieres perderte actividades o eventos. Llegar con puntualidad a tus citas, no olvidarte nunca de los cumpleaños, controlar, por ejemplo, el calendario de actividades de tus hijos o sus citas médicas. Sentir siempre la tranquilidad de recibir avisos sobre las anotaciones a diario en lugar de estar constantemente pensando en ellas "que no se me olviden". Hacer que se te envíe, por ejemplo, un aviso cuando tengas citas con el tiempo de antelación que tú desees. Tener una lista de tareas de las cosas que tienes que hacer. En definitiva, no es solamente una agenda, es un asistente que te mantiene informado de tus actividades, de tus citas y compromisos. Pero si todo esto te parece poco, además, es que es totalmente gratuito. ¿Qué tiene de especial el calendario de Google? Pues Google Calendar es una aplicación muy útil para organizar el día a día. Tiene, además, la gran ventaja de poder ser utilizada desde cualquier dispositivo, desde tu ordenador o dispositivo móvil y siempre se sincroniza. Podrás, por tanto, mantener actualizadas tus citas, entrevistas, los trabajos a entregar, los cumpleaños, los días festivos, las vacaciones, etcétera. Y todo ello de una manera muy fácil. Esta herramienta suplanta las conocidas agendas personales de toda la vida que a su vez también, como bien sabes, fueron reemplazadas por las PDA´s, aunque casi no se notó, porque en seguida pasamos de aquellos dispositivos a la nube. Si, es increíble como en poco tiempo hemos pasado del papel y el lápiz a estar y vivir en la nube en un sentido muy diferente a cómo nos suelen decir a veces los padres: "hijo, estás constantemente en la nube. Una de las posibilidades importantes que te ofrece el utilizar una agenda es separar lo profesional de lo personal. Google Calendar te permite tener tantos calendarios como desees, de forma que puedes evitar, si así lo deseas, mezclar la agenda profesional- las cosas del trabajo- y la agenda personal, -si es que eso te causa estrés-. Pero claro, todo va a depender de tus preferencias. Quizá te guste tener todos tus eventos en un mismo sitio para tener siempre una amplia perspectiva de las cosas que tienes que hacer durante el día, durante la semana, o durante el mes. Cuando nos ofrecen una herramienta complicada tenemos que emplear mucho tiempo en configurarla y deja de parecernos por tanto útil, si esto nos lleva mucho tiempo. Sin embargo, podrás adaptarte rápidamente a Google Calendar por la facilidad de uso. Esto te permite dedicar menos tiempo a la planificación y más al trabajo, con los calendarios que se pueden compartir y se integran perfectamente con Gmail con Drive, Contactos, Site y Hangout. Para que puedas saber en todo momento el próximo evento. Además, está pensado para el trabajo en equipo, nos facilita la programación inteligente de las reuniones. Podrás programar eventos rápidamente consultando la disponibilidad de tus compañeros de trabajo o superponiendo sus calendarios en una única vista. Puedes también compartir calendarios para que se vean los detalles completos del evento o simplemente para que los demás sepan si tú estás libre. Accede a todo ello desde tu portátil, tu tablet o teléfono móvil. Examina y edita tu programación desde tu teléfono móvil o tablet y utiliza aplicaciones móviles optimizadas sincronizando con el calendario integrado en tus dispositivos. ¿Qué más quieres? Puedes publicar, además, tus calendarios en la web, compartir eventos especiales con tus clientes o informar a otras personas, por ejemplo, de tu disponibilidad mediante una sencilla publicación de los calendarios. También se pueden integrar directamente en Google Sites. Por lo tanto, ves que tiene muchas posibilidades. Claro, tú estás utilizando otro tipo de calendarios y quizá es fácil migrar tu calendario de empresa desde Exchange,Outlook o iCal y bien directamente desde otros archivos. Puedes comprobar si las salas de reunión o los recursos compartidos están disponibles. Alguna vez has tenido programada una tutoría con padres y las salas estaban totalmente ocupadas. Busca y reserva sala de reuniones y al reservar una sala podrás ver también información detallada sobre la capacidad y el equipamiento o su disponibilidad. Puedes configurar salas o recursos compartidos y añadirlos a eventosfácilmente. ¿Puedo crear calendarios en grupo? ¡Claro! Puedes crear, por ejemplo, un calendario al que tendrán acceso todos los usuarios de tu organización, por ejemplo.Tal vez quieras crear un calendario de grupo para eventos como las vacaciones de tu equipo o para las reuniones periódicas o un calendario en tu colegio de las salidas culturales o del uso de los Chromebooks en el aula. Verás que además Google Calendar tiene recordatorios de eventos de forma predeterminada. Google muestra un recordatorio emergente diez minutos antes de cada evento. Podrás cambiar las horas del recordatorio o la configuración, pero de todo ello lo vamos a ver con mucho más detalle. Por lo tanto, vamos a entrar en la aplicación. Asegúrate de quedarte hasta el final y verás qué fácil es organizar tu tiempo. Veámoslo. Desde la página principal del buscador de Google, accedemos al calendario. Desde el menú de herramientas veremos que en la parte superior derecha encontramos los nueve puntitos que son las aplicaciones de Google. Pulsamos sobre ellos y aquí encontramos la herramienta "Calendario". Hacemos clic y ya nos encontramos en la pantalla del calendario. Te voy a explicar de una manera rápida, cuáles son todas las aplicaciones que podemos encontrar por aquí. En primer lugar, mira, siempre se te indica en todas las aplicaciones de Google la cuenta de correo desde la que estás accediendo. En este caso, desde la cuenta de EdTrainer. Como ya hemos dicho, aquí tenemos el menú de aplicaciones de Google. Aquí nos encontramos la vista predeterminada para nuestro calendario. Si queremos o nos resulta más fácil verlo por día, por semana, mes, año... cuatro días. En esta rueda, que es común en todas las aplicaciones de Google, nos encontramos el poder acceder a la configuración o descargar complementos. Algunas preguntas, la búsqueda dentro del calendario. Mira, por ejemplo, en qué consiste esta búsqueda. Podemos acceder a buscar dentro de todos los calendarios, en aquellos que tengamos activos, qué es lo que queremos buscar, por ejemplo un evento en concreto que pertenezca a un mes pasado, quién fue participante, organizador, introducir un lugar, una sala. Podemos excluir palabras, podemos incluso buscar dentro del calendario por fechas del evento. Bien, para crear un evento pues pulsaremos en este apartado, aquí ya nos indicará cómo crear un evento. Lo explicaremos más tarde. Vemos la vista del mes actual, podemos elegir mes siguiente, podemos elegir mes anterior. Este menú principal nos sirve para ocultar todo este lado de la barra lateral izquierda. Si pulsamos, vemos cómo desaparece, nos deja más amplia la vista del calendario, de nuevo lo volvemos a encontrar. Aquí nos sitúa dentro del mes correspondiente, la fecha en la que estamos, Podemos avanzar también mes siguiente o mes actual. Podremos buscar a personas. Aquí nos aparece la descripción de nuestros calendarios e incluso tenemos algunas opciones que podremos cambiar. Mira, podemos mostrar solamente este calendario, queremos que nos aparezcan otros calendarios que hayamos añadido. Podemos, incluso, configurarlo y compartirlo con otras personas si queremos que ellos también pueden escribir eventos sobre este mismo calendario. Y cuando tenemos muchos calendarios es importante distinguirlos por colores o los que nos aparecen aquí o podemos elegir, por ejemplo, un color personalizado. En la barra lateral derecha nos encontramos tres aplicaciones. En primer lugar, aquí nos ofrece la opción de poder cargar complementos. Si pulsamos, podemos buscar unos complementos también llamados Addons. Como ya explicamos en el tutorial anterior, que pueden enriquecer nuestra experiencia de trabajo con calendarios. Podremos añadir también alguna tarea, ahora se está cargando, nos dice que no hay ninguna tarea pendiente. Podremos añadir, por ejemplo, algo que tengamos que hacer mañana o a lo largo de la semana y nos lo irá recordando. Pero también podemos acceder a esta aplicación que es muy práctica que es la aplicación de notas el Keep (Google Keep). Podremos añadir notas durante una sesión, una reunión compartirla con alguna otra persona de nuestro equipo de trabajo. Haremos un tutorial para explicar Keep porque es sencillo y es muy práctico. El calendario de Google es la solución de calendario que forma parte de GSuite. Esta herramienta te permite que no te veas obligado a acceder a tu calendario desde un solo dispositivo puedes utilizarlo y verlo desde el ordenador desde una tablet o desde un smartphone. Calendario es una herramienta eficaz y flexible y no es sólo un lugar en el que puedas llevar un registro de tu agenda diaria. Dado que forma parte de GSuite,Calendario puede usarse de forma colaborativa y se integra perfectamente con otras aplicaciones del paquete. Además, no te verás obligado a usar un solo calendario sino que podrás crear y administrar varios. Haz clic en el icono de menú principal para abrir una barra lateral que contiene la lista de todos tus calendarios. Si necesitas más espacio de visualización haz clic en el icono para cerrar la barra lateral. Tu calendario principal aparecerá en la parte superior de la lista de calendarios de la barra lateral. Para crear un calendario nuevo que se administre de forma independiente del principal haz clic en el icono de agregar otros calendarios y selecciona crear un calendario nuevo. A partir de aquí Google te guiará a lo largo del proceso de creación de calendarios y una vez que hayas terminado el calendario se agregará a la lista y aún podrás ver todos tus eventos en la ventana del calendario principal. Si no quieres ver los eventos de un calendario específico simplemente haz clic en ese calendario para quitar su marca de verificación, de este modo los eventos se ocultarán pero no se borran. Para ver estos eventos nuevamente, vuelve a hacer clic en la casilla del calendario. Dado  que el eje principal de GSuite es la colaboración, Calendario de Google te permite compartir tu calendario con otras personas. Para acceder a la configuración de uso compartido de uno de tus calendarios, primero, haz clic en el icono de configuración. En el menú emergente, selecciona configuración. En la barra lateral haz clic en el calendario que deseas compartir. En permisos de uso compartido puedes establecer los permisos de visibilidad y definir que tu calendario esté disponible para todos o sólo para los miembros de tu dominio. Incluso, puedes proporcionar el vínculo de tu calendario a otras personas con el fin de compartirlo con ellas. Para obtener este vínculo haz clic en compartir calendario. En la siguiente sección puedes compartir tu calendario con personas específicas y seleccionar el nivel de acceso que deseas otorgarles. Haz clic en agregar personas, luego ingresa sus direcciones de correo electrónico y establece los niveles de acceso. Si un usuario de tu dominio estableció que su calendario sea público o que esté disponible para el resto del dominio, tu puedes ingresar la dirección de correo electrónico de ese usuario en este campo, a fin de suscribirte al calendario en cuestión. Cuando lo hagas, este calendario aparecerá en la lista de la barra lateral izquierda y los eventos se mostrarán en su vista de calendario. Crea un evento con el fin de descubrir las excelentes funciones que hacen que calendario de Google se destaque frente a otras herramientas de calendario.Puedes invitar a otras personas a este evento con mucha facilidad. Para ello, agrega sus direcciones de correo electrónico en este campo y luego establece sus privilegios. Una vez que hayas agregado a los invitados puedes establecer que calendario encuentre el horario perfecto para realizar el evento. Si haces clic en la pestaña "buscar un horario", se abrirá una ventana que comparará tu calendario de Google con el de tus invitados. Calendario buscará el horario común más efectivo en el que todos estén disponibles. También las zonas horarias de tus invitados aparecerán junto a sus fotos. Lo que facilita la programación de reuniones en diferentes zonas horarias. Cuando ingreses la dirección de la ubicación de un evento, Calendario de Google trabajará en conjunto con Google Maps para localizar la ubicación, de modo que los invitados puedan recibir instrucciones sobre cómo llegar al evento. Incluso, puedes hacer clic en "agregar archivo adjunto" a fin de brindar a tus invitados la información importante que van a necesitar para el evento. Cuando lo hagas podrás adjuntar un archivo de tu unidad de Google Drive o subir un documento de tu ordenador. Si el administrador de tu dominio GSuite habilitó esta opción, podrás agregar una videoconferencia a tu evento de calendario. Haz clic en agregar los detalles de la videoconferencia con el fin de que el vínculo de acceso a ella y el número de acceso telefónico estén disponibles para todos los invitados. Si el administrador de tu dominio GSuite creó recursos como salas de reuniones o equipos, puedes hacer clic en el vínculo salas de reuniones a fin de reservarlos para que no se olvide de tu evento puedes configurar notificaciones que indiquen que se acerca el evento en cuestión. Además, puedes optar por recibir una notificación en el navegador, por correo electrónico o por mensaje de texto en el teléfono celular. Existen otras formas de mantenerse al tanto de tus eventos. Para ver estas opciones, primero, haz clic en el icono de configuración. En el menú emergente selecciona "configuración". En la barra lateral selecciona un calendario para ajustar su configuración. La sección "notificaciones de eventos" te permite establecer la notificación predeterminada de tus eventos. En la siguiente sección puedes establecer la notificación predeterminada de un evento de todo el día. En notificaciones generales puedes establecer la forma en que deseas recibir las alertas de los eventos nuevos. Los eventos modificados, los eventos cancelados y las respuestas a las invitaciones. Incluso, puedes recibir tu agenda diaria por correo electrónico todos los días. Calendario de Google es mucho más que un lugar en el que puedes ingresar tu agenda. Es una herramienta de productividad interactiva y colaborativa que te permitirá ser más organizado y eficiente en tu trabajo. Para contarte todas las posibilidades de Google Calendar no podría, ciertamente, hacer un vídeo de una hora. Te aburriría. Pero, si te ayudaré con varios vídeos que iré publicando a continuación. Para no perdértelos, SUSCRÍBETE a mi canal y toca campana. Ya sabes, en la opción suscribirse. Deja tus comentarios y sugerencias y con mucho gusto los responderé. Gracias por tu interés. Un saludo y hasta el próximo vídeo.