5 tips for dealing with meeting overload | The Way We Work, a TED series

Traductor: Damián EspitiaRevisor: Sebastian Betti ¿Le ha pasado que llega al final de una jornada agotadora solo para darse cuenta de que en realidad no logró nada? ¿Que solo fue una reunión tras otra, tras otra, tras otra, tras otra... [Nuestra manera de trabajar] (Música) Como ejecutiva corporativaen recuperación, sé que sentimos que nuestro tiempo no es nuestro, que otra gente está controlandonuestra agenda y nosotros simplementecumplimos sus caprichos. Pero una agenda saturada es evitable. Hay mucho en el mundoque no podemos controlar: no podemos controlar a nuestrosaltos directivos, ni la demanda de los clientes, ni tampoco una pandemia. Pero sí podemos controlar nuestro tiempo; solo hemos olvidado cómo hacerlo. Les he traído cinco pasosfáciles de implementar, que pueden hacer que su agendapase de trabajar en su contra a trabajar a su favor. Y de verdad funcionan. Trabajamos con una gran empresa global y pedimos a algunos de sus líderesque utilicen estos consejos mientras otros no. Y ¿adivinen qué? Los líderes que los utilizaron despejaron horas importantes en sus agendaspara trabajo de verdad. Consejo número uno: Pregúntese: “¿De verdadnecesito la reunión?” Tenemos la creencia de que necesitamos una reunión para todo. Pensamos: “Debo asegurarme de quefulano esté de acuerdo con esto, así que me reuniré”. O “Tengo una duda sobre el tema,haré una reunión”. La verdad es que para casi la mitad de las reuniones bastaría con una llamada o un mensaje de texto. Un truco es: cuando piense en convocar una reunión escriba primero la invitación. Si no puede empezar por escribirun verbo de acción en el asunto, no debería convocarla. “Decidir, finalizar, definir los próximos pasos”, esas son razones para una reunión. Por otro lado, “Revisar” no es un verbo de acción. Si quiere revisar algo, envíelo con anticipación y programe una reunión de 15 minutos para preguntas. Logrará que Joe por fin lea la presentación. Respecto al verbo de acción, si va a convocar una reunión, debería poder declarar con claridad los objetivos. “En esta reunión vamos a decidir boom, boom, boom; vengan preparados”. No hace falta un temario completo;igual nadie lo va a leer. Pero esa declaración es suficiente para que, al empezar, todos estén sentados, prestando atención y centrados en los objetivos. Consejo número dos: invitar al menor númerode personas posible. Seamos sinceros, solemos invitar personasa las reuniones por compromiso. “Solo necesito a Raco, pero si Dion no se siente involucrado,estará de mal humor; lo invitaré a él, a Shannon y a Jane”. Y ahora estamos perdiendo el tiempo de toda esta gente en lugar de ir directamente con el que toma la decisión. Es hora de soltar esos temores de la escuela y solo invitar a quienes son necesarios para el objetivo; a los demás, les informamos luego. En ese sentido, también está biensi no nos invitan a todo. Los estudios encontraron que el tamaño óptimo de una reunión es alrededor de cinco a ocho personas. Entre más personas invite, más difícil será alcanzar su objetivo. Consejo número tres: haga reuniones breves. Si quiere tener más tiempo, deje las reuniones de una hora. Yo programo reuniones de 30 a 45 minutos; eso es todo. Punto. Así, damos tiempo de digerir,pensar en los siguientes pasos, tomar un receso y, no sé, ir al baño. Evitamos la impuntualidad en el resto de actividades del día. Consejo número cuatro: Diga “No” a otras reuniones donde lo inviten. Tenemos el hábito de decir “Sí” adonde nos inviten. A veces vamos porque tememos perdernos de algo; peor aún, por ego. Esas no son razones para gastar nuestro valioso tiempo en reuniones. Una buena manera de decidir: pregúntese: “¿Es mi opinión vital para el objetivo de esta reunión?“ Mejor aún: “¿Esta reunión promueve mis objetivos, los de mi equipo o los de mis clientes?“ Si no es así, diga “No”. Sé lo que piensa: “Es difícil decir ‘No’ a una reunión”; sin embargo, no lo es. Solo dígale la verdad al organizador. Sabe que ellos lo pueden hacer;si lo necesitan, que le den una llamada. También puede aprovechar para delegar la reunión a un experto en el tema que van a tratar, quien podría ser una mejor elección. Incluso puede decirles que tiene otras prioridades esa semana y preguntarles si su presencia es necesaria. Solo necesita comunicarse con honestidad y claridad. Consejo número cinco: tómese su tiempo. Así como una azafata de vuelo le diría que se ponga la máscara de oxígeno primero para que luego pueda ayudar a los demás, de igual manera, necesita tiempo para hacer las cosas sin dejar de sentirse humano. Eso incluye separar bloques ininterrumpidos de tiempo para concentrarse en su propio trabajo. Si tiene un proyecto que le tomará 10 horas de esfuerzo y concentración, separe ese tiempo en su agenda. Póngase en modo “No molestar” dos horas al día, un par de días a la semana, a la hora en la que sea más productivo. No necesita hacer esto a escondidas, como si fuera un secreto. Puede decir que está probando algo nuevo y controlando su tiempo. Tampoco tiene que ser todo a la vez; simplemente, elija una idea y pruébela. La gente no solo lo entenderá, sino que lo apreciará. La única pregunta que queda es: ¿tiene el valor para ser el dueñode su propia agenda? Yo creo que sí lo tiene.